Att delegera ut styrelsens arbetsuppgifter är ett bra sätt att fördela arbetsbördan inom styrelsen, men bara om det sker på rätt sätt.
Styrelsens arbetsuppgifter enligt lag
Styrelsens arbetsuppgifter framgår av Lagen om ekonomiska föreningar 7 kap 4 § som har följande lydelse.
”Styrelsen ska
1. ansvara för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter,
2. fortlöpande bedöma föreningens ekonomiska situation, och
3. se till att föreningens organisation är utformad så att bokföring, medelsförvaltning och föreningens ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.
Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.”
Förvaltningen av föreningens angelägenheter
Begreppet “förvaltningen av föreningens angelägenheter” är mycket långtgående. Detta begrepp begränsas i första hand av de bestämmelser i lag som ger stämman en exklusiv beslutanderätt. Exempel på stämmans exklusiva beslutanderätt är val av styrelse och revisorer, beslut om fastställelse av resultat- och balansräkning, beslut om vinstutdelning, beslut om ansvarsfrihet, beslut om stadgeändringar. Det bör dock noteras att det ofta finns stadgebestämmelser som inskränker styrelsens beslutanderätt.
Delegation
Som framgår av lagbestämmelsen har styrelsen möjlighet att delegera arbetsuppgifter till personer inom eller utom styrelsen. Styrelsen måste med beaktande av sin vårdplikt försäkra sig om att den person som får en arbetsuppgift på delegation är lämplig för uppgiften. Styrelsen är sedan skyldig att handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen skall fortsätta.
En person som har fått en arbetsuppgift delegerad till sig kommer att få fatta för föreningen bindande beslut. Styrelsen kan emellertid aldrig frånvända sig det yttersta ansvaret för bolagets organisation, förvaltning och kontroll av ekonomiska förhållanden.
Delegering av styrelsens arbetsuppgifter är ett mycket bra sätt att fördela arbetet inom styrelsen. Styrelsen kan delegera en eller flera arbetsuppgifter till en eller flera personer. Till exempel kan föreningens ordförande eller vicevärd genom delegation pröva ansökningar om medlemskap i föreningen, ansökningar om andrahandsupplåtelser mm.
Vikten av protokollfört styrelsebeslut mm
Vid delegering bör ett protokollfört styrelsebeslut fattas. Beslutet skall tydligt visa till vem och vad som har delegerats samt vilka gränser som gäller för delegationen. Styrelsen bör alltid fatta beslut om en beloppsgräns när delegationen medför en rätt att handha inköp för föreningens räkning.
För att styrelsen skall kunna fullgöra sin skyldighet att fortlöpande kontrollera om delegationen bör fortsätta, måste den person som fått en arbetsuppgift på delegation redogöra för sina beslut och åtgärder på varje efterföljande styrelsesammanträde. Endast på så sätt kan styrelsen få vetskap om de beslut mm som fattats med stöd av delegationen och få möjlighet att kontrollera om delegationen utövats på ett godtagbart sätt.
